Draagvlak creëren
Kwaliteit en veiligheid vraagt om draagvlak
Kwaliteitsmanagement en veiligheidsmanagement vraagt vaak om invoering van nieuwe of verbeterde werkwijzen en methodes. Soms moeten processen worden aangepast, veranderen er taken en werkzaamheden en moeten er handelingen op een bepaalde manier worden uitgevoerd (geprotocolleerd werken).
In feite is er dan sprake van een veranderingsproces. Helaas blijkt dat veranderingen vaak mislukken omdat medewerkers ‘niet mee willen doen’. Er is dan sprake van weerstand en een gebrek aan draagvlak. Goed omgaan met weerstand en creëren van voldoende draagvlak is dan ook essentieel om veranderingen te laten slagen en te komen tot een managementsysteem dat geaccepteerd, gedragen en gebruikt wordt.
Simpel gezegd, maar hoe doe je dat? Hoe zorg je ervoor dat medewerkers veranderingen accepteren?
Acceptatie strategieën
Door middel van acceptatie strategieën kun je werken aan het vergroten van de acceptatie van betrokkenen voor een toekomstige verandering. Een acceptatie strategie is eigenlijk een gerichte en doordachte combinatie van activiteiten en communicatie. Iedereen die veranderingen in een organisatie probeert te bewerkstelligen past op een bepaalde manier acceptatie strategieën toe.
Meestal zijn we ons er echter onvoldoende van bewust welke strategie we toepassen en wat daarvan de effecten zijn. Ook neigen we vaak naar een te eenzijdige keuze voor een bepaalde strategie. Wanneer iemand het bijvoorbeeld niet met ons eens is, hebben we de neiging om argumenten te bedenken om zo de anderen te overtuigen van ons eigen gelijk. Als dat niet helpt komen we met nog meer argumenten of we berusten in de situatie, vaak met de gedachten ‘het zijn nu eenmaal lastige mensen hier.’
Overtuigen kan een prima acceptatie strategie zijn als iedereen rationeel denkt en handelt en we allemaal hetzelfde willen. Helaas is dat bijna nooit zo in het dagelijks werk. Overtuigen is daarom als enige acceptatiestrategie vaak onvoldoende.
Laten we eens kijken naar mogelijke andere acceptatie strategieën:
1. Informeren en kennis vergroten
Informeren en kennis vergroten is het bijpraten van betrokken medewerkers over de verandering, en dan met name over het ‘wat’ en ‘waarom’. Informeren en kennis overdragen is niet hetzelfde als overtuigen. In overtuigen zit de boodschap “jij moet doen wat ik zeg ...”, terwijl dat hier nog niet aan de orde is.
2. Laten participeren
Deze strategie is gericht op de relatie met de betrokkenen. De veranderaar (bijvoorbeeld de kwaliteitsmedewerker of een leidinggevende) vraagt om een inhoudelijke inbreng. Zo wordt ervoor gezorgd dat de betrokkenen zich serieus genomen voelen. Tevens kan hiermee de kwaliteit van de verandering verbeteren omdat de betrokkenen over kennis en vaardigheden kunnen beschikken die de veranderaar niet heeft.
3. Helpen en ondersteunen
Hierbij neemt de veranderaar de betrokkenen taken uit handen en regelt dingen voor ze. Opmerkingen als “geen tijd” kunnen hiermee voorkomen worden. Het aanleren van nieuwe kennis en vaardigheden door opleiding, coaching, vorming, kopiëren van voorbeeldgedrag, etc. maakt ook onderdeel uit van deze strategie.
4. Onderhandelen
Onderhandelen houdt in het zoeken naar voor alle partijen aanvaardbare compromissen. Belangen van betrokkenen worden in kaart gebracht. Voor- en nadelen worden tegen elkaar afgewogen.
5. Overtuigen
Bij overtuigen wordt een beroep gedaan op het gezond verstand van mensen. De voordelen van de verandering worden beargumenteerd. Als gevolg van de argumentatie zouden medewerkers overstag moeten gaan.
6. Afdwingen
Bij afdwingen wordt gebruik gemaakt van macht, dwang en repressie. Sancties worden in het vooruitzicht gesteld en toegepast. Dwang kan veroorzaakt worden door met een sterke tijdsdruk te werken.
Overzicht acceptatiestrategieën
Strategie | Bruikbaar in situaties waarin | Voordelen | Nadelen |
Informeren en kennis vergroten
| · er gebrek aan informatie bestaat · er gebrek is aan een goede probleemanalyse | · overtuigde mensen werken beter mee | · indien het om veel mensen gaat kan het veel tijd kosten |
Laten participeren
| · gebrek aan informatie bestaat om goede plannen te maken en anderen voldoende macht hebben om weerstand te bieden | · participatie leidt tot commitment, relevante informatie komt op tafel | · kan veel tijd kosten en tot middelmatige oplossingen leiden |
Helpen en ondersteunen
| · anderen aanpassingsproblemen hebben | · realiteitszin en aandacht zijn nodig om de verandering effectief eigen te maken | · kan veel tijd kosten, kostbaar zijn en tot stilstand leiden |
Onderhandelen
| · sprake is van ‘verliezers’ die voldoende weerstand kunnen leveren | · relatief gemakkelijk | · kan teveel kosten als anderen het overnemen |
Overtuigen
| · er niets anders op zit of andere wegen te duur zijn | · kan snel en goedkoop zijn | · kan tot toekomstige problemen leiden |
Afdwingen
| · er haast geboden is en de projectleiding voldoende macht heeft | · gaat snel en kan erg veel weerstand overwinnen | · heeft veel onbeheersbare risico’s |
Gebruik acceptatie strategieën om weerstand te verminderen
Behalve de veel gebruikte strategieën ‘Overtuigen’ en ‘Afdwingen’ zijn er dus nog veel meer acceptatie strategieën mogelijk. Door deze bij het begin van een verandering goed in te zetten wordt mogelijk weerstand vaak snel minder.
Simpelweg medewerkers goed informeren is een eerste logische stap om te zetten. En dan denken we niet aan informeren via alleen maar de e-mail. Die wordt vaak slecht of niet gelezen en vervelender nog, je hebt als veranderaar geen grip op hoe de informatie wordt geïnterpreteerd. Informeren werkt als acceptatie strategie eigenlijk alleen goed door veranderingen mondeling toe te lichten, waarbij medewerkers ook vragen kunnen stellen en de gelegenheid krijgen om bezwaren te uiten. Je ziet in deze fase dat dan de weerstand zelfs nog iets kan toenemen omdat nu duidelijker en concreter wordt wat de verandering inhoudt.
Informeren is echter vaak niet genoeg om medewerkers mee te krijgen. Een mooie uitspraak in de wereld van verandermanagement is ‘medewerkers willen vaak best veranderen, maar niet veranderd worden’. Mensen willen invloed hebben op hun eigen toekomst en zoeken daarbij naar zekerheid. Invloed geven en mensen laten participeren (betrekken) is dan ook een belangrijke acceptatie strategie.
Mensen die veranderingen willen doorvoeren zijn vaak bang dat ze, bij een op participatiegerichte aanpak, te veel water in de wijn moeten doen. Het kan helpen om vooraf te bepalen op welke punten men geen concessies wil of kan doen (bijvoorbeeld het punt dát het anders moet) en op welke terreinen juist participatie gewenst is (bijvoorbeeld het ‘hoe’).
Door serieus met de betrokkenen om te gaan en goed te luisteren wordt veel weerstand al verlaagd. Essentieel is om weerstand en gebrek aan draagvlak te accepteren als iets dat normaal is. Door vervolgens op zoek te gaan naar de oorzaken van weerstand, kan daar vervolgens de acceptatie strategie op afgestemd worden.
Wanneer bijvoorbeeld onduidelijkheid de oorzaak van de weerstand is, kan informatie verstrekken de aangewezen methode zijn. Indien de betrokkenen menen betere ideeën te hebben, dan kan participatie door de medewerkers zelfs leiden tot een betere kwaliteit van de verandering. Indien de betrokken medewerkers vrezen dat ze niet aan nieuwe eisen kunnen voldoen, dan zal er gesproken moeten worden over opleiding, ondersteuning en begeleiding. Wanneer belangen van de betrokkenen geschaad worden, kan met hen onderhandeld worden.
Tot slot
Vergeet de gedachte dat iedereen altijd volledig gemotiveerd moet zijn voor een verandering. Je krijgt nooit iedereen mee. Belangrijk is dat er functionarissen zijn met de macht en bevoegdheid om medewerkers die – zelfs nadat andere acceptatie strategieën toegepast zijn – nog steeds dwars liggen te corrigeren. Draagvlak is mooi, maar het mag nooit een machtsmiddel zijn in handen van medewerkers om dingen niet te hoeven doen. Niet iedere verandering is positief voor medewerkers en sommige dingen moeten nu eenmaal gebeuren. Dat is niet altijd leuk, maar wees daar ook gewoon helder en eerlijk over.
Meer lezen over acceptatiestrategieën?
Kijk dan eens naar het boek ‘Adviseren als tweede beroep’ van Hanna Nathans. Misschien wel het beste boek voor stafmedewerkers die het soms lastig vinden om hun ideeën geaccepteerd te krijgen in hun eigen organisatie.
Via de onderstaande link vind je een korte samenvatting en een recensie:
Boek Hanna Natahans - 'Adviseren als tweede beroep'
Waarmee kunnen we u helpen?
Wilt u kosteloos van gedachten wisselen? Een offerte aanvragen? Bel of mail ons!
085 87 80 640
Ontvang ca. 8x per jaar onze Walvisgeluiden met praktische informatie en tips
Als bonus ontvangt u het e-book 'Praktisch Kwaliteismanagement', 60 pagina's boordevol tips en informatie over veiligheid, kwaliteit, audits en nog veel meer.
Op zoek naar praktische informatie en tips?
Klik HIER om u aan te melden voor de Walvisgeluiden!
En ontvang iedere maand tips en informatie om kwaliteit en veiligheid net iets gemakkelijker en leuker te maken!
Als bonus sturen wij u gratis het E-boekje: 'Praktisch Kwaliteitsmanagement',
met 60 pagina's boordevol tips en informatie over kwaliteit, veiligheid, audits en nog veel meer!
Waar kunnen we ú bij helpen?
Wilt u kosteloos van gedachten wisselen over uw situatie en antwoorden krijgen op uw vragen of wilt u een offerte aanvragen?
Stuur een e-mail naar: info@walviscg.nl
Neem contact op