Tijd voor een slim en slank managementsysteem

Soms is het goed om eens een past op de plaats te maken en om het kwaliteitsmanagementsysteem eens goed tegen het licht te houden. Levert het managementsysteem wel genoeg op of is het eerder een blok aan het been? Is het systeem wel slim en slank genoeg?

Een goed managementsysteem ondersteunt het realiseren van de missie, visie, ambities en doelstellingen van de organisatie en stimuleert om de klant centraal te zetten. Via het (kwaliteits)dashboard is meteen inzichtelijk in welke mate beleid en doelstellingen worden gerealiseerd. Het stimuleert zo de betrokkenen om proactief te handelen. We noemen dit een slim kwaliteitsmanagement systeem.

Documenten en werkwijzen die niet direct of indirect bijdragen aan het realiseren van toegevoegde waarde voor de klanten en het borgen van een gezonde bedrijfsvoering, en ook niet nodig zijn vanuit wet- of regelgeving, zouden geen deel meer moeten uitmaken van het managementsysteem. Hierdoor komen we tot een slank managementsysteem waarin er meer ruimte is voor de professionaliteit en eigen verantwoordelijkheid van leidinggevenden en medewerkers.

Maar hoe pakken we dat aan?

Stappenplan

1.     Als basis voor een slim en slank KMS stelt het management de klanten/ belanghebbenden van de organisatie vast. De verwachtingen en behoeftes van die klanten en de eisen van relevante belanghebbenden worden vertaald naar doelstellingen en afspraken.Tevens worden de processen bepaald die nodig zijn om de doelstellingen te kunnen behalen. De doelstellingen worden in een eenvoudig dashboard gezet en er worden afspraken gemaakt over het aanleveren van meetgegevens en de wijze van het bespreken van die gegevens. Deze gegevens hebben we nodig om te monitoren of we de beoogde doelstellingen en resultaten weten te realiseren.

2.     Een valkuil is dat we de kritische processen te uitgebreid gaan beschrijven. Aan een globale weergave van de belangrijkste processtappen hebben we voldoende hebben om te kunnen beoordelen  waar de risico’s zitten in deze processen. Ook dit kan met een eenvoudige en stimulerende methodiek heel vlot gebeuren. Tip: neem daarbij vooral de factoren mee die een negatieve of positieve invloed kunnen hebben op het realiseren van de klanttevredenheid!

3.     Voor de risico’s op zowel strategisch niveau als procesniveau worden maatregelen bepaald. De Pavlov-reactie om alles weer uitgebreid te gaan beschrijven moeten we daarbij onderdrukken omdat we hebben ervaren dat protocolleren nog niet wil zeggen dat het ook op die manier zal worden uitgevoerd. Nee, voor elk risico gaan we zorgvuldig kijken of het afspraken op papier zetten een goede maatregel is of dat we meer moeten zoeken in het be´nvloeden van gedrag, het vergroten van competenties of het meten van effecten.

4.     Elke proceseigenaar maakt een concreet ‘procesactieplan’ waarin wordt aangegeven met welke procesdoelen worden nagestreefd, welke indicatoren nodig zijn om vast te stellen of we op koers liggen en welke risicobeheersingsmaatregelen gaan worden genomen.

5.     Als we de belangrijkste risico’s in beeld hebben, wordt het veel eenvoudiger om te bepalen op welke punten er behoefte is aan werkdocumenten zoals formulieren, instructies, procedures en fomats. Onder regie van de proceseigenaar bepalen we welke documenten echt noodzakelijk. Zo gaan we met een stofkam flink door het managementsysteem.

6.     De interne auditors gaan de proceseigenaar helpen om vast te stellen of de beheersmaatregelen zijn doorgevoerd, of daarmee de risico’s voldoende zijn afgedekt en of de procesdoelen worden gerealiseerd.

7.     Ook de systeembeoordeling (directiebeoordeling) krijgt een ander karakter. Als voorbereiding op de systeembeoordeling analyseren de proceseigenaars de effectiviteit van de processen. Deze worden serieus besproken en er worden concrete afspraken voor verbeteracties gemaakt.

Nog wat tips

Zorg er voor dat het proceseigenaarschap echt inhoud krijgt. Een goed contact met het hoger management is daarvoor noodzakelijk.

Meten is weten: kwaliteit in de zorg is voor een groot deel afhankelijk van de professionaliteit en inspanningen van de mensen. Dan is het wel belangrijk dat deze mensen er zicht op hebben in welke mate hun professionaliteit en inspanningen tot de beoogde resultaten leiden. Een eenvoudig dashboard biedt dit inzicht en stimuleert zo het management en de medewerkers om verantwoordelijkheid te nemen voor het eigen functioneren en de te behalen resultaten.

 

Download undefinedhier ons artikel over een slim en slank KMS

 

Wilt u een eerlijk, onafhankelijk en objectief advies?

Wilt u vrijblijvend en kosteloos van gedachten wisselen over uw situatie?

Bel ons gerust op telefoonnummer: 085 - 87 80 640 of stuur een e-mail naar: info@walviscg.nl

Waarmee kunnen we u helpen?

Wilt u kosteloos van gedachten wisselen? Een offerte aanvragen? Bel of mail ons!

085 87 80 640

Ontvang ca. 8x per jaar onze Walvisgeluiden met praktische informatie en tips

Als bonus ontvangt u het e-book 'Praktisch Kwaliteismanagement', 60 pagina's boordevol tips en informatie over veiligheid, kwaliteit, audits en nog veel meer.