Stappenplan voor het
inventariseren van procesrisico’s

Procesmanagement in een breder kader

Het is niet ongebruikelijk dat een organisatie die een kwaliteitssysteem opzet zich in eerste instantie sterk op de norm richt en het zekere voor het onzekere nemend een nogal uitgebreid kwaliteitsmanagement systeem (KMS) samenstelt. Pas na verloop van tijd wordt dan de vraag actueel of er niet meer uit het KMS te halen valt en of het systeem niet tegelijkertijd wat vereenvoudigd kan worden. Kortom, kan het systeem niet slimmer en slanker? Ja, dat kan en dat kan bereikt worden door de doelen van de organisatie als uitgangspunt te nemen en dus niet de HKZ norm. Vragen die centraal komen te staan zijn dan:

  • Wie zien we als onze primaire belanghebbenden?
  • Wat zijn hun verwachtingen en behoeftes?
  • Welke processen zijn kritisch om aan die verwachtingen en behoeftes te voldoen (binnen de kaders van onze professionele inzichten en pedagogisch beleid)?
  • Wat zijn risico’s binnen die kritische processen?

Vervolgens kan er vaak stevig gesnoeid worden in het KMS zodat we alleen documenten overhouden die nodig zijn om werkelijke risico’s af te dekken. Voor de risico inventarisatie op proces-niveau (prospectieve risico-inventarisatie) hebben wij een concreet en beproefd stappenplan ontwikkeld.

De kern van dit stappenplan bestaat uit een management workshop. Deze workshop leidt snel tot resultaat en zorgt voor het ontstaan van een gedeeld beeld met betrekking tot de risico’s. Door het management nadrukkelijk te betrekken bij de risico-inventarisatie zal het management het nut van het KMS beter herkennen en krijgt het KMS een nieuwe impuls.

Stappenplan inventarisatie procesrisico's

 

Stappen

Hoe

1

Bepaal een beperkt aantal meest kritische processen op bestuurlijk, ondersteunend, zorgverlenend en verbeteringsgericht vlak (ca 10 tot 15). Bepaal per proces het doel, de proceseigenaar en de hoofdstappen.

De kwaliteitsfunctionaris doet een voorstel. De adviseur van Walvis CG kan hierbij ondersteuning bieden.

2

Stel de lijst kritische processen, proceseigenaars, procesdoelen en hoofdstappen vast

Het management stelt vast (dit kan eventueel tijdens de workshop genoemd in stap 3 gebeuren)

3

Voer een procesrisico-inventarisatie uit met als resultaat:

  • de geďnventariseerde risico’s per proces zijn benoemd (de risico’s worden geďnventariseerd aan de hand van een ‘risicokaart’)
  • er ontstaat inzicht in de ernst en de kans dat het risico zich voordoet waardoor er een prioritering van risico’s ontstaat
  • de maatregelen voor de belangrijkste risico’s zijn bepaald
  • de procesindicatoren zijn vastgesteld
  • er zijn concrete afspraken gemaakt met betrekking tot het uitwerken van procesbeschrijvingen en het nemen van de verbetermaatregelen

 

Via een workshop van 2 dagdelen waarvoor de proceseigenaars worden uitgenodigd (eventueel bijgestaan door een beperkt aantal gebruikers). De adviseur van

Walvis CG kan deze workshop begeleiden.

 

4

Draag zorg voor verdere implementatie van procesmanagement, dat wil zeggen:

  • het opstellen of aanpassen van de procesbeschrijvingen
  • (zonodig) het herzien van alle aan de processen gerelateerde documenten (protocollen, instructies,formulieren e.d.) in het licht van inzicht in de echte risico’s
  • het doorvoeren van de risicobeheersingsmaatregelen;
  • het bepalen van procesindicatoren en deze terug laten komen in een management dashboard;
  • het regelmatig evalueren van de procesprestaties aan de hand van de procesindicatoren
  • specifieke aandacht tijdens interne audits voor procesrisico’s en maatregelen
  • het bespreken van de effectiviteit van de processen tijdens de systeembeoordeling (directiebeoordeling/management review)

 

Onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaren werkt de kwaliteitsfunctionaris de proces-beschrijvingen uit.

 

Auditors krijgen de opdracht specifiek vragen te stellen over de effectiviteit van de processen.

De adviseur van Walvis CG kan ondersteuning bieden bij al deze stappen en kan een training ‘auditen op effectiviteit en risico’s van processen verzorgen’.

5

Beschrijf de methodiek voor het (periodiek) bepalen van procesrisico’s en maatregelen

De kwaliteitsfunctionaris werkt de methodiek uit. De adviseur van Walvis CG kan hierbij ondersteuning bieden.

Waarmee kunnen we u helpen?

Wilt u kosteloos van gedachten wisselen? Een offerte aanvragen? Bel of mail ons!

085 87 80 640

Ontvang ca. 8x per jaar onze Walvisgeluiden met praktische informatie en tips

Als bonus ontvangt u het e-book 'Praktisch Kwaliteismanagement', 60 pagina's boordevol tips en informatie over veiligheid, kwaliteit, audits en nog veel meer.

Op zoek naar praktische informatie en tips?

Klik HIER om u aan te melden voor de Walvisgeluiden!

En ontvang iedere maand tips en informatie om kwaliteit en veiligheid net iets gemakkelijker en leuker te maken!

Als bonus sturen wij u gratis het E-boekje: 'Praktisch Kwaliteitsmanagement',
met 60 pagina's boordevol tips en informatie over kwaliteit, veiligheid, audits en nog veel meer!

Waar kunnen we ú bij helpen?

Wilt u kosteloos van gedachten wisselen over uw situatie en antwoorden krijgen op uw vragen of wilt u een offerte aanvragen?

Bel ons op telefoonnummer:
085 - 87 80 640 of stuur een e-mail naar: info@walviscg.nl

U kunt ook gebruik maken van het contactformulier.

Binnen één dag ontvangt u van ons een reactie.

Neem contact op