Veiligheids- en
risicomanagement:
hou het vooral praktisch

Zowel de laatste generatie HKZ schema’s als de norm ‘ISO voor Zorg en Welzijn’ vereisen een risico-inventarisatie op procesniveau. Veel organisaties worstelen met deze eis. Maar wellicht ontstaat juist door deze eis wel het momentum om het kwaliteitssysteem eens goed tegen het licht te houden. De kwaliteitsfunctionaris zou hierbij een stimulerende rol kunnen spelen.

1. Prospectieve risico-inventarisatie

Een prospectieve risico-inventarisatie (PRI) beoogt het in kaart brengen van mogelijke risico’s zodat maatregelen kunnen worden getroffen. Risico’s kunnen zich o.a. voordoen met betrekking tot de veiligheid van cliŽnten, het beheersen van processen of het behalen van projectresultaten.

Walvis ConsultingGroep gebruikt voor deze risico-inventarisatie een heel eenvoudige methodiek. Veel beschikbare methodieken voor het uitvoeren van prospectieve risicoanalyses zoals Safer en Bow-tie zijn behoorlijk complex en schieten, zeker voor zorginstellingen in de care, hun doel soms voorbij. Het gevaar is dat, voor je het weet, de discussies vooral gaan over het op de juiste manier toepassen van de methodiek, terwijl meestal het toepassen van een eenvoudige en enthousiasmerende methode al voldoende is.

Door de proceseigenaar, en een of meer direct betrokkenen, worden de risico’s die het bereiken van het procesdoel in de weg staan in kaart gebracht. Vervolgens worden de risico’s ‘gewogen’ door de kans dat een risico zich voordoet, en de ernst van de gevolgen van de risico’s, te scoren, om daarna concrete maatregelen in te plannen en te monitoren. Deze maatregelen kunnen verschillende vormen hebben. Aan de ‘inputkant’ van het proces kun je denken aan het vergroten van bekwaamheid in het omgaan met de risico’s. Aan de ‘uitvoeringskant’ kun je maatregelen nemen om het proces nog beter te protocolleren. En daarnaast kunnen maatregelen ook gezocht worden in het meten en beheersen van de output van het proces.

Het is een valkuil om oplossingen vooral te zoeken in nog meer procedures en protocollen. Het creŽren van bewustwording bij medewerkers en proceseigenaren en het stimuleren van hun verantwoordelijkheid om processen optimaal (en dus ook veilig) te laten verlopen gecombineerd met het meten van resultaten levert vaak veel meer op. Veiligheid kan je niet waarborgen met alleen maar regelgeving. Uiteindelijk is het toch vooral de menselijke factor die bepaald of op de juiste wijze met risico’s wordt omgegaan.

2. Retrospectieve analyses

De retrospectieve analyse omvat de identificatie, analyse en beoordeling van incidenten en andere risico’s. Ook in dit geval kan meestal het beste een zo eenvoudig mogelijke methodiek gebruikt worden. Bijvoorbeeld de Root Cause Analysis (RCA) techniek die onderdeel uitmaakt van de Prisma methode. Met deze methode wordt op een systematische wijze via een boomstructuur gezocht naar de basisoorzaken van een incident. De basisoorzaken worden opgespoord door het aanhoudend stellen van de ‘waarom’-vraag waardoor op je op zoek gaat naar ‘de oorzaak achter de oorzaak’. In de praktijk valt dat nog niet altijd mee. Een bekende valkuil is dat je net ťťn ‘waarom’ vraag te weinig stelt en daardoor net niet tot op het niveau van de basisoorzaken komt.

Walvis ConsultingGroep verzorgd trainingen waardoor medewerkers deze methodiek zelf kunnen toepassen. Maar in sommige gevallen is het raadzaam om dit type onderzoek uit te besteden. Bijvoorbeeld als er sprake kan zijn van bedrijfsblindheid, als de situatie om een onafhankelijk onderzoek vraagt (bijvoorbeeld op last van de Inspectie voor de Gezondheidszorg) of als de expertise intern ontbreekt. Wij worden regelmatig gevraagd om een onderzoek uit te voeren naar de oorzaak van incidenten of calamiteiten.

 

3. Een integraal VeiligheidsManagementSysteem (VMS)

Wellicht is uw organisatie toe aan een integraal VMS. De prospectieve en de retrospectieve analyse maken daar onderdeel van uit. Maar bij een integrale benadering is er tevens oog voor zaken als:

  • Het stimuleren en uitdragen van een veiligheidscultuur (bijvoorbeeld de meldcultuur) en commitment en voorbeeldgedrag van het management op dit vlak
  • Het ontwikkelen van een veiligheidsbeleid en –doelstellingen; de prestaties op het gebied van cliŽntveiligheid worden bewaakt
  • Een communicatiestructuur die bewerkstelligt dat informatie over risico’s en maatregelen bekend worden gemaakt aan de belanghebbenden
  • Rsicobewustzijn bij medewerkers en duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden rond cliŽntveiligheid
  • Medewerkers dienen competent te zijn in het omgaan met risico’s
  • Hoe is het toelaten van externen geregeld en hoe is geregeld dat zij handelen volgens de veiligheidsregels?
  • Hoe worden cliŽnten betrokken bij het ontwikkelen en uitvoeren van het veiligheidsbeleid en wat is hun eigen verantwoordelijkheid rond veiligheid
  • De veiligheid bij inkoop, opslag, voorraadbeheer en behandeling van medicatie, materialen en middelen wordt beheerst

Trap niet in de valkuil om het VMS los van het kwaliteits-management systeem te ontwikkelen. Daardoor ontstaan er twee systemen zonder samenhang en met onnodige dubbele stappen. Door uit te gaan van de reeks ‘belanghebbenden – processen – risico’s – maatregelen en meten en verbeteren’ is het relatief gemakkelijk om te komen tot een geÔntegreerd managementsysteem. Maar meer daarover in een volgende Walvisgeluiden.

Waarmee kunnen we u helpen?

Wilt u kosteloos van gedachten wisselen? Een offerte aanvragen? Bel of mail ons!

085 87 80 640

Ontvang ca. 8x per jaar onze Walvisgeluiden met praktische informatie en tips

Als bonus ontvangt u het e-book 'Praktisch Kwaliteismanagement', 60 pagina's boordevol tips en informatie over veiligheid, kwaliteit, audits en nog veel meer.

Op zoek naar praktische informatie en tips?

Klik HIER om u aan te melden voor de Walvisgeluiden!

En ontvang iedere maand tips en informatie om kwaliteit en veiligheid net iets gemakkelijker en leuker te maken!

Als bonus sturen wij u gratis het E-boekje: 'Praktisch Kwaliteitsmanagement',
met 60 pagina's boordevol tips en informatie over kwaliteit, veiligheid, audits en nog veel meer!

Waar kunnen we ķ bij helpen?

Wilt u kosteloos van gedachten wisselen over uw situatie en antwoorden krijgen op uw vragen of wilt u een offerte aanvragen?

Bel ons op telefoonnummer:
085 - 87 80 640 of stuur een e-mail naar: info@walviscg.nl

U kunt ook gebruik maken van het contactformulier.

Binnen ťťn dag ontvangt u van ons een reactie.

Neem contact op